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Política de tratamiento de datos

CONTENIDO

  1. Disposiciones generales
    1. Objetivo
    2. Marco jurídico
    3. Definiciones
  2. Derechos de los Titulares de los Datos Personales
  3. Deberes y obligaciones de DISMERCA
  4. Tratamiento de los Datos Personales
    1. Datos Personales sujetos a Tratamiento
    2. Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
    3. Mecanismos para la solicitud de Autorización y la recolección de Datos Personales
    4. Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales
    5. Acceso a los Datos Personales
  5. Compromiso de seguridad
  6. Atención de Consultas y Reclamos relacionadas con el Tratamiento de los Datos Personales
    1. Área encargada de atender las Consultas y Reclamos
    2. Procedimiento para la presentación de Consultas
    3. Procedimiento para la presentación de Reclamos
  7. Disposiciones finales
    1. Vigencia de la Política
    2. 7.2. Vigencia de las Bases de Datos

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DE DATOS PERSONALES DE DISMERCA S.A.S.

1. Disposiciones generales

1.1 Objetivo

Esta Política de Tratamiento de Información y Datos Personales tiene como objetivo establecer e informar
los lineamientos, principios y procedimientos que debe seguir DISMERCA S.A.S. (“DISMERCA”), durante
el Tratamiento de los Datos Personales de sus accionistas, trabajadores, extrabajadores, proveedores,
clientes, potenciales clientes y en general todas las personas respecto de las cuales recolecte, reciba y
trate Datos Personales (“Grupos de Interés”), para proteger sus derechos en calidad de Titulares y
garantizar el cumplimiento del Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia.

1.2. Marco jurídico

Esta Política fue elaborada de conformidad con el Régimen General de Protección de Datos Personales
de Colombia, con especial consideración de las disposiciones establecidas en los Artículos 15 y 20 de la
Constitución Política de Colombia; la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para
la protección de datos personales; y, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

1.3. Definiciones

A lo largo de la presente Política las siguientes palabras tendrán el alcance que las acompaña:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.

2. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares tendrán los
siguientes derechos:

La lista anterior debe entenderse de manera enunciativa y no limitativa pues se entienden por derechos
del titular todos aquellos conferidos por la legislación colombiana y las normas internacionales de
aplicación en el país.

3. Deberes y obligaciones de DISMERCA

DISMERCA en calidad de Responsable se compromete a:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar copia de la Autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
    en virtud de la Autorización otorgada.
  4. Conservar los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
    adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre a los Encargados sea veraz, completa, exacta,
    actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado todas las novedades
    respecto de los Datos Personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
    medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado.
  8. Suministrar al Encargado únicamente Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente
    autorizado de conformidad con lo previsto en el Régimen General de Protección de Datos
    Personales.
  9. Exigir al Encargado el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
    Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos del Régimen General de Protección
    de Datos Personales.
  11. Adoptar manuales internos de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
    cumplimiento de lo previsto en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
  12. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del
    Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
    seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
    Comercio.

4. Tratamiento de los Datos Personales

4.1 Datos Personales sujetos a Tratamiento

En desarrollo de los principios establecidos por el Régimen General de Protección de Datos Personales,
DISMERCA se limitará a recolectar los Datos Personales pertinentes y adecuados para las Finalidades
para las cuales son requeridos y autorizados por el Titular.
Los Datos Personales que recolecta y trata DISMERCA dependen del contexto de sus interacciones con
sus Grupos de Interés, de las solicitudes que a futuro realicen los Titulares de los Datos Personales
respecto del Tratamiento de su información, de los servicios o productos que el Titular utilice por parte de
DISMERCA. No obstante, de manera general, DISMERCA se abstendrá de recolectar y tratar Datos
Personales Sensibles y Datos Personales de niños niñas y/o adolescentes. En los casos en que sea
absolutamente necesario recolectar este tipo de Datos Personales, DISMERCA informará a los Titulares
los Datos Personales Sensibles y/o los Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes que serían
objeto de Tratamiento, y solicitará la correspondiente Autorización, en los términos establecidos por el
Régimen General de Protección de Datos Personales.

4.2 Autorización para el Tratamiento de Datos Personales

DISMERCA se reserva el derecho de recolectar y tratar los Datos Personales; y, de solicitar la copia de la
respectiva Autorización directamente o por medio de sus proveedores que tengan la calidad de
Encargados.
DISMERCA solamente realizará el Tratamiento de los Datos Personales que hayan sido autorizados por
su Titular de manera previa, expresa e informada por medio de una Autorización otorgada de manera
escrita, verbal o por medio de una conducta inequívoca de parte del Titular. La copia de la mencionada
Autorización será conservada por DISMERCA.
En el momento en que el Titular otorgue su Autorización, DISMERCA le informará las Finalidades y el
Tratamiento al que estarán sometidos sus Datos Personales, sus derechos y los medios por los cuales
podrá ejercerlos. El Titular podrá revocar su autorización y solicitar la supresión inmediata de sus Datos
Personales por medio de los canales establecidos en esta Política, a menos de que tenga el deber
contractual o legal de permanecer en la Base de Datos.
DISMERCA se reserva el derecho a recolectar datos personales de diferentes grupos de interés como
imagen, en el momento en que ingrese a sus oficinas, por razones de seguridad y con la finalidad exclusiva
de cumplir con protocolos de vigilancia. En este caso, la autorización estará dada por la conducta
inequívoca de ingresar a las instalaciones, en concordancia con señalado en los avisos de privacidad
correspondientes.
DISMERCA no estará obligada a solicitar la Autorización del Titular de los Datos Personales cuando se
trate de: i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
legales o por orden judicial; ii) Datos Públicos; iii) casos de urgencia médica o sanitaria; iv) información
autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
En los eventos señalados, DISMERCA podrá recolectar los Datos Personales, incluso los Datos Sensibles,
y transferirlos o entregarlos a las entidades públicas o administrativas correspondientes, o a las que ellas
deleguen, en ejercicio de sus funciones, sin que sea necesario advertir de este hecho al Titular. En estos
escenarios, DISMERCA se abstendrá de utilizar los Datos Personales para finalidades propias.

4.3 Mecanismos para la solicitud de la Autorización y la recolección de Datos Personales

DISMERCA podrá solicitar la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales a sus Grupos de
Interés de las siguientes formas:

4.3.1. Escrita: es el medio a través del cual de manera física y presencial DISMERCA, en el desarrollo
de su objeto social y sus actividades económicas, solicita al Titular la Autorización para el tratamiento de
sus Datos Personales, por medio de uno de los modelos vigentes.
4.3.2. Oral: es el medio a través del cual, de manera audible, presencial DISMERCA, en el desarrollo de
su objeto social y sus actividades económicas, solicitará la Autorización y recolectará los Datos Personales.
4.3.3. Virtual: es el medio a través del cual, DISMERCA, utilizando medios tecnológicos solicita al Titular
su Autorización para el tratamiento de sus Datos Personales. Algunos de los medios tecnológicos
autorizados son: la página web, chat oficial y las cuentas oficiales en redes sociales.
4.3.4. Por conducta inequívoca: es el medio a través del cual, DISMERCA puede concluir de forma
razonables que un Titular otorgó su Autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, a partir de
una conducta desarrollada por el Titular.

DISMERCA podrá recolectar los Datos Personales de sus Clientes por medio de, entre otros, los siguientes
canales: su contact-center, su página web, el chat de su página web, el chat de las redes sociales de las
marcas que comercializa; sus Centros de Servicio Autorizados; sus Puntos de Venta; y, los eventos que
realice.

4.4 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales

Sin perjuicio de las finalidades que de manera específica autoricen los Titulares por medio de la
Autorización, DISMERCA tratará los Datos Personales de acuerdo con las siguientes Finalidades:

4.4.1 Accionistas

4.4.2 Trabajadores o extrabajadores

4.4.3 Proveedores

4.4.4 Clientes y potenciales clientes

4.5 Acceso a los Datos Personales

El acceso a las Bases de Datos que se encuentren bajo la responsabilidad de DISMERCA solamente
estará disponible para el Personal de Dismerca que requiera acceder y tratar la información para el
desarrollo de sus funciones.
DISMERCA no compartirá o entregará las Bases de Datos ni los Datos Personales almacenados en estas
a terceras personas con las que no tenga ningún tipo de relación. Sin embargo, en los casos en que lo
requiera para alcanzar las Finalidades autorizadas, los Datos Personales podrán ser legítimamente
transmitidos a terceros, con quienes se firmará el correspondiente acuerdo de transmisión de datos
personales para proteger la información, los derechos de los Titulares y para tomar todas las medidas
pertinentes para que el Tratamiento de la información se realice en cumplimiento de esta Política.

4.6 Datos Personales no solicitados

De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con DISMERCA, es posible que
nos sean remitidos Datos Personales sin la Autorización otorgada por el Titular. En estos casos, el Titular
acepta que, por medio de su conducta inequívoca, consistente en enviar su información a DISMERCA
Autoriza el Tratamiento de sus Datos Personales con la Finalidad estrictamente relacionada con el trámite
o solicitud realizada a DISMERCA.
La autorización por conducta inequívoca se aplicará, incluyendo, pero sin limitación, al envío de
información de: i) personas que desean trabajar en DISMERCA; y, ii) personas que desean vincularse
como proveedores de DISMERCA.
Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso de que la relación con estos terceros se formalice, se solicitará
la firma de la Autorización correspondiente para continuar con el Tratamiento de los Datos Personales.

4.7 Limitaciones temporales al Tratamiento de Datos Personales

DISMERCA conservará un registro de la información de sus Grupos de Interés antes, durante y después
de terminar la relación contractual, que puede incluir Datos Personales y solo para las Finalidades
mencionadas. Esta información será conservada por un periodo de retención razonable en atención al: (i)
el tiempo durante el cual tengamos una relación con usted y le prestemos nuestros servicios; y, (ii) exista
una obligación legal, contable o administrativa y/o requerimientos legales, administrativos, de auditoría o
regulatorios a los que estemos sometidos.
DISMERCA almacenará sus Datos Personales por un período de AA + 20 (año actual + 20 años).
Terminado este tiempo, destruiremos los Datos Personales o los eliminaremos de nuestras Bases de
Datos.

5. Compromisos de seguridad de la información

DISMERCA está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales que se
encuentran almacenados en sus Bases de Datos, bajo restricciones de acceso y de disponibilidad,
impidiendo su consulta por parte de terceros no autorizados.
Por lo anterior, DISMERCA garantiza a los Titulares de los Datos Personales la conservación de los
mismos bajo condiciones de seguridad típicas de la industria, que impidan su adulteración, pérdida, robo,
consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas
internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.

6. Atención de Consultas y Reclamos relacionadas con el Tratamiento de los Datos Personales

6.1 Área encargada de atender las Consultas y Reclamos

6.2 Procedimiento para la presentación de Consultas

6.3 Procedimiento para la presentación de Reclamos

  1. identificación del Titular;
  2. calidad en la que actúa el solicitante;
  3. documento que demuestra la calidad en la que actúa el solicitante;
  4. descripción de los hechos que dan lugar al Reclamo;
  5. dirección de notificaciones y respuestas; y,
  6. los documentos o pruebas que se pretendan hacer valer.

7. Disposiciones finales

7.1 Vigencia de la Política

El presente documento entró en rigor a partir del 1 de julio de 2021.
Todo cambio sustancial en esta Política será comunicado oportunamente por su página web y por los
medios que de manera general use para ponerse en contacto con los Titulares, durante por lo menos 10
días hábiles anteriores a su entrada en vigor.

7.2 Vigencia de las Bases de Datos

Las Bases de Datos bajo la administración de DISMERCA tendrán una vigencia igual al tiempo en que se
utilicen los Datos Personales para las Finalidades descritas en esta Política; y, se conservarán los Datos
Personales incluidos estas a menos que el Titular solicite su supre

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